Xerox – Imprimantes AZ-Print

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Présentation

Chaque nouvelle imprimante Xerox acquise via le shop CADEV par les établissements scolaires DGEO est accompagnée d’une garantie de trois ans pièces et main d’oeuvre sur site. Tous les trois mois, une facture générée sur la base du nombre de copies  Noir/Blanc et Couleurs est envoyée au secrétariat de l’établissement. Il n’y a pas d’autres frais à engager. Ce service, calqué sur celui qui accompagne les copieurs multi-fonctions, est assuré pour les imprimantes par la maison Darest.

Procédures

Commande et livraison
  • Le répondant informatique (RI) commande l’imprimante désirée sur le shop CADEV.
  • Le RI indique le lieu de livraison de l’imprimante.
  • L’imprimante est livrée à l’adresse indiquée par le RI qui réceptionne la marchandise.
Mise en service
  • L’imprimante est mise en service rapidement par le RI ou par le service technique pour les établissements sous périmètre. Elle ne peut pas être conservée comme « imprimante de secours ».
  • Le RI complète le formulaire ci-dessous.
Automatisation
  • Par le formulaire ci-dessous, le RI communique le modèle, le numéro de série, l’adresse IP (dans le range fourni par Swisscom) ainsi que l’adresse postale du bâtiment dans lequel l’imprimante est en service.
  • Ces informations permettent une gestion automatisée du nombre de copies effectuées ainsi que de la commande de toner.
  • Pour une remontée automatique des compteurs et des commandes de toner, l’imprimante doit être connectée en réseau et disposer d’une adresse IP dans le range fourni par Swisscom.
  • L’utilisation du NAT empêche la remontée automatique de ces informations. Dans ce cas, le RI se charge de transmettre les informations liées au nombre de copies et état du toner au support 022‑827 45 27, order@darestshop.ch
  • Si l’imprimante n’est pas connectée au réseau (connexion directe en USB par exemple), le RI se charge de transmettre les informations liées au nombre de copies et état du toner au support 022‑827 45 27, order@darestshop.ch
Déplacement d’imprimante
  • Le RI annonce tout déplacement d’imprimante et/ou changement d’adresse IP au support order@darestshop.ch.
Maintenance
  • Les cartouches de toner de remplacement sont envoyées automatiquement. Pour assurer une livraison rapide, fiable et éviter toute impossibilité de réception postale, le toner est toujours déposé au secrétariat de l’établissement qui transmet au-x repondant-e-s informatique-s
  • Le RI installe les cartouches.
  • Les messages d’erreur concernant les pièces d’usure de l’imprimante (fuser, kit de maintenance etc.) sont transmis par le RI au support à order@darestshop.ch. Le RI transmet le modèle d’imprimante, le numéro de série et le message d’erreur constaté.
  • En cas de panne d’un élément structurel de l’imprimante, Le support envoie un technicien sur site. Aucune facture n’est émise dans ce cas.
Facturation
  • Tous les trois mois en mars, juin, septembre et décembre, les informations liées au nombre de copies permettent de rédiger la facture qui est envoyée au secrétariat de l’établissement.
  • La fourniture de Toner ne fait l’objet d’aucune facture particulière et est comprise dans la prestation.
  • Les réparations sur site ne font l’objet d’aucune facture et sont comprises dans la prestation.

Merci de compléter ce formulaire

Acquisition

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Les dispositions particulières concernant le budget d’acquisition pour l’informatique pédagogique figurent dans la page DGEO de l’outil Daedalus (à disposition des Directions) sous l’intitulé « 50.10.10 Instructions pour la gestion financière », « Instructions financières informatique pédagogique ». La gestion du budget acquisition est assurée en interne par l’établissement.

L’acquisition du matériel informatique est établie chaque année sur la base de l’inventaire centralisé de chaque établissement scolaire. Les machines dont les informations de localisation et d’affectation ont été complétées servent de base au calcul du montant qui sera attribué à l’établissement pour remplacer le matériel obsolète. Il est donc important que l’inventaire soit correctement renseigné.

Clôture d’un identifiant educanet2

Chaque enseignant-e DGEO au bénéfice d’un contrat d’engagement SPEV bénéficie d’un identifiant educanet2 donnant accès à la plateforme. À l’échéance de ce contrat, le compte est progressivement mis hors service selon les étapes suivantes:

1. Le mois suivant la fin du contrat, le compte est mis en attente pendant une durée de trois mois. Ce délai initial permet d’éviter la suppression d’un contrat à fin juillet et sa recréation en août dans le cadre de modifications de situations contractuelles pendant l’été.

2. Dès le quatrième mois suivant la fin du contrat, un courriel informant de la suppression du compte est envoyé au titulaire. Un délai de trois mois permet la récupération éventuelle des contenus.

3. Passé ce second délai de trois mois, le compte est désactivé. La boîte de messagerie ne répond plus et un message d’erreur est envoyé à l’émetteur indiquant que ce compte n’existe pas. Cependant, en cas de besoin, il est possible durant cette période de ré-activer temporairement le compte, par exemple pour récupérer des contenus.

4. À la fin du délai de désactivation d’un mois, le compte est définitivement supprimé. Il n’existe alors plus aucune possibilité de récupération de contenus.

Shop OAC-CADEV

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L’ensemble du matériel informatique est acquis via le shop OAC (opération d’achats continus) de la CADEV. Ceci est valable tant pour le matériel neuf dans le cadre du budget « Acquisition » que pour le matériel hors d’usage qui doit être remplacé en imputant le compte du budget « Maintenance ».

Shop OAC-CADEV

Voici la page d’accueil du shop OAC-CADEV. La barre de navigation de gauche est scindée en quatre zones distinctes. La zone « Accueil » présente les informations générales à usage des répondant-e-s informatiques. La zone « Commandes » regroupe toutes les informations relatives aux commandes, de la création au suivi en passant par l’archivage. La zone « Articles » permet de prendre connaissance du matériel disponible dans le magasin. Enfin, la zone « Ma CADEV » donne accès à l’interface de changement du mot de passe ainsi qu’à la liste des bâtiments scolaires disponibles pour la livraison du matériel.

Shop OAC - CADEV

Passer une nouvelle commande

Cliquer sur le bouton « Nouvelle Commande ».

 

Acquisition informatique

Sélectionnez les éléments  ci-dessous pour une commande sur le budget « Acquisition informatique » de l’établissement.

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Maintenance informatique

Sélectionnez les éléments  ci-dessous pour une commande sur le budget « Maintenance informatique » de l’établissement.

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Sélection des articles

La commande une fois paramétrée, on accède à la liste des articles. Pour ajouter un article à votre commande, cliquer sur le « Caddie » qui se transforme aussitôt en « Panier ».

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Sélection du fournisseur

Lors de la sélection du premier article, si celui-ci est offert par plusieurs fournisseurs, vous devez choisir celui avec lequel vous désirez travailler. Si tel est votre souhait, vous pouvez sauvegarder votre préférence en cliquant la case « Mémoriser ce choix ». Cliquer ensuite sur « Valider ». Pour changer de fournisseur, supprimez le fournisseur initial. Le choix d’un nouveau fournisseur sera à nouveau proposé lors de la prochaine commande.

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Contenu de votre panier

Une fois la sélection des articles terminée, cliquer sur le bouton « Consulter le panier ». C’est ici que vous pouvez définir le nombre de pièces souhaitées pour chaque article. Par défaut, le chiffre « 1 » est entré. Sélectionnez-le pour le remplacer par la quantité appropriée. A ce stade, vous pouvez soit « Enregistrer le panier » pour le compléter ultérieurement, soit « Compléter et Commander ».

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Compléter et commander

Votre commande terminée, vous devez spécifier le lieu de livraison. A ce sujet, si vous désirez faire livrer du matériel dans deux bâtiments scolaires distincts, il est nécessaire de créer deux commandes séparées. Le cas échéant, indiquez les dates de fermeture de l’établissement si une période de vacances scolaires est proche. Cliquez enfin sur « Envoyer la commande ».

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Validation de la commande

Un courriel est automatiquement envoyé à la Direction pour validation financière. Un lien pré-authentifié permet d’accéder automatiquement au système.

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La Direction accède à la commande réalisée par la personne responsable. Après contrôle des cibles budgétaires, la commande peut être validée ou refusée. En cas d’acceptation, la commande est vérifiée puis envoyée au revendeur choisi. En cas de refus, la notification est retournée à l’auteur de la commande.

Shop OAC-CADEV finale
Si vous avez besoin d’assistance pour effectuer une commande, n’hésitez pas à contacter demande-infopeda.dfj arobase vd.ch

Maintenance

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Les dispositions particulières concernant le budget de maintenance pour l’informatique pédagogique figurent dans la page DGEO de l’outil Daedalus (à disposition des Directions) sous l’intitulé « 50.10.10 Instructions pour la gestion financière », « Instructions financières informatique pédagogique ». La gestion du budget maintenance est assurée en interne par l’établissement.

La maintenance du matériel informatique est établie chaque année sur la base de l’inventaire centralisé de chaque établissement scolaire. Les machines dont les informations de localisation et d’affectation ont été complétées servent de base au calcul du montant qui sera attribué à l’établissement pour entretenir le matériel existant. Il est donc important que l’inventaire soit correctement renseigné.

En cas de besoin de maintenance sur un ordinateur, l’établissement contacte le support technique qui prend en charge la réparation. Si cette dernière s’avère trop coûteuse en regard de la valeur résiduelle, le changement de machine est alors privilégié.